Comment mettre en place un système de facturation électronique efficace ?

La facture électronique n’est actuellement pas obligatoire dans toutes les entreprises. Toutefois, elle l’est pour certaines transactions dans le secteur public, et va le devenir pour toutes les entreprises d’ici le 1er juillet 2024. Il est alors vivement conseillé de commencer à mettre en place un système de facturation électronique.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est encadrée par les textes de la directive européenne 2010/45/CE de 2010. C’est en 2013 qu’elle a été transposée au droit français, ce qui lui a donné une existence juridique. L’article 289 du Code général des impôts définit la facture électronique comme un processus de dématérialisation qui ne passe pas par l’impression. L’émetteur doit donc produire un document authentique et garantir sa lisibilité et son intégrité.

Il existe 3 types de factures électroniques :

• La facture PDF : il s’agit du format le plus utilisé
• La facture structurée : est un format informatique illisible par l’humain mais déchiffrable par des logiciels de gestion
• La facture mixte : combine les deux formats précédents pour offrir une image lisible par le personnel de l’entreprise

Quelles sont les règles à suivre concernant la facturation électronique ?

La loi encadre l’émission et la conservation des factures électroniques. En ce qui concerne l’émission, plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

• La signature électronique
• L’échange de données informatisées (EDI) pour envoyer la facture
• Une autre solution technologique regroupant les différents documents nécessaires dans le cadre de la piste d’audit fiable.

Pour ce qui est de la conservation des preuves, la loi impose :

• La conservation informatique des factures électroniques pendant 3 ans, puis sur un autre support pendant les 3 années suivantes.
• La conservation des factures avec signature électronique pour une durée de 6 ans.
• Les informations des factures EDI doivent, elles aussi, être conservées pendant 6 ans.

Les étapes à suivre

Bien que la facturation électronique ne soit pas encore obligatoire dans toutes les entreprises, elle va rapidement le devenir. C’est pourquoi il faut s’y préparer. Voici les étapes à suivre.

• Trouvez des fournisseurs compatibles : dans un premier temps, tous les fournisseurs ne pourront pas vous suivre dans ce processus. C’est pourquoi vous devez commencer par identifier les fournisseurs prioritaires. Il peut s’agir de ceux pour qui le volume de facture est important par exemple.
• Accompagnez vos fournisseurs : en interne, vous devez mettre en place des processus pour accompagner au mieux vos fournisseurs. Pour cela, il faut recenser les équipes impliquées dans le projet et identifier les personnes qui peuvent assister les fournisseurs concernés.
• Communiquez avec vos clients : vous pouvez produire des documents regroupant toutes les informations utiles pour la facturation électronique. Il peut s’agir des éléments attendus, de la manière dont il faut procéder, ou encore du format à utiliser.
• Si besoin, contactez un consultant externe : ce professionnel pourra vous accompagner sur les aspects réglementaires, logistiques et organisationnels de la mise en place de la facturation électronique.

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